ЕИС
«Событие»
Ведёт мероприятие от первой строчки в плане до сертификата в руках участника.
Что такое ЕИС «Событие»
Единая информационная система для планирования, организации и проведения мероприятий: конференций, выставок, форумов, обучающих программ, корпоративных встреч.
Это платформа, а не разовое решение под один форум. Один раз развернули у себя, дальше заводите сколько угодно мероприятий: у каждого своя витрина, своя форма регистрации, свой состав организаторов и свои сертификаты. Правила игры задаёте вы, а система следит, чтобы их соблюдали.
Мы делали её, отталкиваясь от того, как мероприятия живут на самом деле. Заявки приходят волной за три дня до старта. Программа меняется в последний вечер. Половина участников пишет в поддержку «а я точно зарегистрирован?». Всё это уже учтено внутри.
Кому подходит
- Ведомствам и подведомственным организациям с регулярной программой мероприятий
- Корпорациям, где мероприятия проводят сразу несколько подразделений
- Вузам и центрам обучения: программы, аттестации, выдача документов участникам
- Организаторам, которым нужна отчётность перед руководством, а не ощущения
- Тем, у кого требования к персональным данным задаёт служба безопасности
Что меняется в работе
Обычно организация мероприятия расползается по таблицам, почтовым ящикам и графическим редакторам. Система собирает это в одном месте.
Как это выглядит
Публичная часть, рабочие места организатора и администратора. Скриншоты сделаны на демонстрационном стенде.
Польза для заказчика
У мероприятия всегда несколько заинтересованных сторон, и вопросы у них разные.
Руководителю
- Видно всю программу организации целиком, а не по отчётам подразделений
- Цифры по посещаемости и заявкам собираются сами, отчёт готовится за минуты
- Мероприятия проводятся по одному стандарту, качество не зависит от исполнителя
- История сохраняется: при смене команды знания остаются в системе
Организатору
- Рутина уходит в автоматику: приглашения, напоминания, сертификаты
- Новое мероприятие копируется с прошлого, а не собирается с нуля
- Заявки одобряются пакетом, а не по одной
- Программа, спикеры и площадки правятся до последнего дня без пересборки сайта
ИТ-службе и безопасности
- Система работает внутри вашего контура, наружу торчит только веб-интерфейс
- Права раздаются точечно, у каждой роли свой участок ответственности
- Журнал действий отвечает на вопрос «кто и когда это изменил»
- Архивные мероприятия закрыты на изменение, в том числе для администраторов
Жизненный цикл мероприятия
Система ведёт мероприятие через три этапа и на каждом фиксирует состояние. От состояния зависит, кто и что может изменить.
Инициализация
- Организатор заводит мероприятие и сохраняет черновик
- Отправляет на согласование ответственному
- Модератор проверяет и утверждает
- Мероприятие появляется в витрине, открывается регистрация
Реализация
- Участники подают заявки, при необходимости собираются в команды
- Приглашения формируются автоматически
- Программа идёт по этапам, участники проходят активности
- По итогам выдаются сертификаты участникам и дипломы победителям
Архивирование
- Мероприятие переходит в режим «только для чтения»
- Данные передаются в озеро данных организации
- Редактировать и удалять запрещено всем, включая администраторов
- Карточка и вся история остаются доступны для просмотра
Что видит участник
Путь человека от «случайно увидел анонс» до сертификата в личном кабинете. Всё внутри системы, без писем в свободной форме и звонков в оргкомитет.
Возможности системы
Публичная часть для участников, рабочие места организаторов, администрирование. Всё в одном контуре.
Публичная витрина
- Каталог и календарь мероприятий
- Фильтры по категориям, датам и формату
- Программа по сессиям, спикеры, площадки
- Выгрузка в календарь и печать программы
- Карта места проведения и видеотрансляция
Регистрация участников
- Три сценария: свободная запись, с подтверждением, по анкете
- Лимит мест и окно приёма заявок
- Формирование команд
- Участник может отозвать заявку сам, пока её не подтвердили
Конструктор анкет
- Десять типов полей, включая загрузку файлов
- Проверка ответов: диапазон, длина, формат
- Готовые заготовки анкет и сохранение своих
- Предпросмотр до публикации
Личный кабинет
- Заявки и их статусы
- Полученные сертификаты
- История участия и уведомлений
- Настройка писем и частоты дайджеста
Работа с заявками
- Фильтры по статусу, мероприятию и датам
- Одобрение и отклонение пакетом
- Выгрузка списка участников в CSV и Excel
Сертификаты и дипломы
- Визуальный конструктор шаблонов, книжная и альбомная ориентация
- Фон, текстовые блоки, подстановка данных участника
- Выдача сразу всем участникам мероприятия
- Проверка подлинности по уникальному коду
Коммуникации
- Шаблоны писем с подстановкой данных
- Журнал отправок с повторной отправкой
- Дайджесты и настройки уведомлений по умолчанию
- Отписка по одноразовой ссылке, без входа в систему
Аналитика и отчёты
- Активность аудитории по дням, неделям и месяцам
- Просмотры и конверсия в заявку по каждому мероприятию
- Сравнение мероприятий и разрезы по категориям
- Отчёты в PDF с историей выгрузок
Администрирование
- Роли и права по участкам системы
- Категории, страницы, вопросы и ответы, медиатека
- Переводы интерфейса и общие настройки
- Очереди фоновых задач и журнал действий
Платформа проверена в деле
Столько проектов уже работает на базе ЕИС «Событие». Среди заказчиков государственные структуры и крупные компании. Платформа выросла из этих внедрений, а не из презентации для инвесторов: каждая доработка появлялась потому, что на живом мероприятии чего-то не хватало.
Что это за проекты и какие задачи там решались, расскажем на презентации продукта.
Кто с чем работает
Пять ролей на старте. Права настраиваются точечно по участкам: мероприятия, заявки, сертификаты, контент, пользователи, аналитика, настройки, журналы. Свои роли тоже можно создать.
Стоимость
Тарифная политика по позициям. Итоговая сумма зависит от состава работ и числа рабочих мест.
| Наименование тарифицируемой позиции | Стоимость за единицу, ₽ |
|---|---|
| Право использования экземпляра ПО | 3 490 000 |
| Развёртывание и первичная настройка | 500 000 |
| Техническая поддержка, 12 месяцев | от 1 000 000 |
| Обучение администраторов и организаторов | бесплатно |
| Доработка под требования заказчика, час | 3 400 |
Документация
Комплект документов на программное обеспечение. Скачивается сразу, без заявки и ожидания менеджера.
Покажем систему на живом стенде
Проведём по рабочим местам организатора и администратора, ответим на вопросы службы безопасности и посчитаем стоимость под ваши задачи. Разговор ни к чему не обязывает.
Запросить демонстрацию